Grundlage des vom BGH am 27.01.2011 (XII ZR 186/09) entschiedenen Falles war folgende Konstellation:
Eine für den Auftraggeber nicht vertretungsberechtigte Person (der Architekt) nahm an einer Baustellenberatung teil. Die Protokolle wurden an den Auftraggeber versandt. Dieser widersprach nicht, berief sich aber später auf die fehlende Vollmacht des Architekten.
Das Gericht meint, dass der Inhalt des Protokolls als genehmigt gilt, wenn der Adressat dem Inhalt nicht unverzüglich widerspricht, selbst wenn der Vertreter nicht bevollmächtigt war (der Architekt ist regelmäßig nicht bevollmächtigt!).
Diese Entscheidung ist nicht selbstverständlich, da ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben tatsächlich nicht vorliegt und ansonsten Schweigen nicht als Erklärung zu werten ist. Das Urteil hilft Auftragnehmern bei der Durchsetzung von Ansprüchen, wenn wichtige Dinge im Rahmen der Baustellenberatung besprochen und protokolliert werden.
Zu empfehlen ist also die Dokumentation und Übersendung der Protokolle direkt an den Auftraggeber.